Entrevista con el cliente.
1. ¿Cual es el nombre de su empresa?
Cliente: “Siblings Roar Sound”
2. ¿Cuál es el giro de su empresa?
Cliente: nos dedicamos a la musicalización de eventos sociales; es decir somos, como popularmente nos llaman, un sonido.
3. ¿Cuál es su función dentro de la empresa?
Cliente: Soy el propietario y administrador, el encargado de la logística, servicio técnico, ventas y publicidad.
4. ¿Cuantos empleados tiene y a que se dedica cada uno?
Cliente: Tengo a tres o mas personas bajo mi mando, una de ellas es mi socio, quien aporta la mitad de mitad del equipo en los eventos y es el encargado, la mayoría de las veces, de las relaciones publicas y contratos. Los otros dos son cargadores e instaladores o staff, que son empleados temporales y que muchas veces varían.
5. ¿Cómo es la operación, manual o automatizada?
Cliente: Totalmente manual.
6. ¿Cuáles son los problemas mas comunes?
Cliente: La falta de energía eléctrica que se soluciona contratando a una persona que presta el servicio de un generador, necesito tener a la mano su teléfono el cual esta apuntado en una agenda.
Descomposturas en el equipo, que se soluciona llamando a un técnico del cual tengo su número telefónico guardado de igual manera en la libretita (agenda).
Transporte, necesito solo en ocasiones contratar un transportista al cual contacto por teléfono (anotado en la misma agenda).
7. ¿Qué información le gustaría tener a salvo y al instante en un sistema informático?
Cliente: Los contratos, que estos además puedan llenarlos los clientes desde Internet.
Manuales de uso de cada aparato, en caso de fallas o contrataciones de DJ de último minuto que no sepan usar nuestro equipo.
Los datos completos de mis clientes pasados para ofrecerles promociones, y que además pueda agregar sus sugerencias y opiniones en texto.
Los datos de empleados eventuales para contratarlos nuevamente en el momento que los necesite.
Y los de varios transportistas para contratar el servicio que este disponible.
Si voy a hacer uso de un equipo de cómputo, que este tenga y organice mi música, para dejar de usar discos.
Que soporte un mapa de la ciudad (estilo Guía Roji) para localizar el lugar del evento.
Algo que me seria muy útil es una página Web que contenga los datos de mi empresa y pueda realizar un contrato en línea con depósito en el banco.
8. ¿Cómo es un día normal de operaciones?
Cliente: Primero el cliente me contacta por teléfono y pregunta por nuestros precios, el cliente acepta la tarifa y nos aparta la fecha del evento para no tener dos eventos el mismo día y lo apunto en la agenda-calendario.
Luego el cliente me da su dirección, lo visito y hago que firme el contrato, recibo un adelanto del 50% en efectivo.
Contrato por llamada telefónica a los “cargadores” (empleados eventuales), y al transportista.
Llegado el día del evento cobro el resto del pago y comienzo la instalación del equipo.
Durante el evento es constante el cambio de discos para poner canciones varias que están catalogadas por género.
Al final compruebo la conformidad de mi cliente con el servicio y me retiro.
Propuestas de solución a los requerimientos del cliente:
1. A las necesidades del cliente de mantener almacenada la música en su computadora y desde ahí ejecutarla, en sus eventos musicales, se recomienda una solución comercial que cuenta con una interfaz gráfica apropiada para un DJ, desarrollada por la compañía Sun Microsystems.
Este software se llama “UltraMixer” que puede ser descargado de la siguiente página web: http://www.ultramixer.com/index.php?c=cHJvZHVjdHM=; y cuenta con tres diferentes versiones con sus respectivas características y costos.
UltraMixer Advanced Edition, que tiene un costo de $219 usd, es la versión mas completa, puede reproducir archivos en MP3, WMA, OGG, WAV y hasta CD’s en tiempo real y cuenta con un controlador de puerto y formato MIDI para entrada y salida de sonido. Herramienta de uso profesional y licenciada para eventos masivos comerciales o privados.
UltraMixer Basic Edition, Una versión menos robusta que con menos funciones; pero que permite las básicas de reproducción y mezcla de archivos MP3, WMA, OGG y WAV. Su licencia de tipo no comercial tiene un costo de $99 USD.
UltraMixer Free Edition, Es una versión mas restrictiva pero de licencia gratuita.
Se distribuye la versión gratuita de este software al usuario para su evaluación.
2. Para la agenda electrónica que permita almacenar los datos personales de los clientes, empleados y transportistas puede usarse la agenda proporcionada gratuitamente por el correo electrónico Yahoo (http://mx.yahoo.com/), así como opcines freeware como: Ajour V5.63 (http://www.micro-sys.dk/) una opción practica, funcional y en español;
Aztec Contact Manager V. 1.2.01 (http://www.aztec.f9.co.uk/) Es una agenda que permite guardar eventos y genera una notificación o alarma con el sonido que el usuario prefiera, no contiene calendario pero contiene una lista de alarmas, y es necesario soportar ventanas con publicidad.
eQit (http://www.eqdigital.co.uk) es una herramienta parecida a la de Aztec, solo que es un poco mas compleja y con mas vista. Incluye herramientas extras como atajos a programas principales y programas de usuario, la alarma no es funcional.
De los software anteriores se le proporcionó una copia al usuario para que él los evalue.
3. Para la parte de contratos y cobranza se propone el desarrollo de un sistema informático que permita las altas de clientes y sus datos personales, el llenado de contratos, guardar datos de los pagos realizado por medio de deposito bancario y por ende la generación de “eventos musicales”, que contengan la fecha, el tipo de evento y los datos relacionados con estos. La finalidad de este sistema, es que estos datos puedan ser llenados por el cliente a través de Internet. Para lograr este objetivo el sistema estará basado en los siguientes diagramas.
Este sistema será identificado de ahora en adelante en este proyecto como SiCI (Sistema de Contratos por Internet).
Nota: al referirse a contratos se hace alusión a los contratos efectuados entre el usuario de este sistema y su cliente, no para los contratos dados entre el usuario y sus empleados o transportistas resuelto en el punto 2.
Diagrama Entidad-Relación del Sistema de Contratos por Internet (SiCI)
Definición de tablas “B-D” de SiCI (Sistema de Contratos por Internet)
Normalización de las tablas.
Distribución original:
CLIENTE: (ID del cliente., Password, Nombre(s), Apellidos, TeléfonoCasa, TelefonoMovil, Dirección, E-mail)
CONTRATO: (Numero de contrato, Fecha del Contrato, Horas contratadas, Costo del Servicio, Deposito Bancario, Contratante, Cláusulas)
EVENTO: (ID de Evento, Numero de Contrato, Fecha del Evento, Tipo de Evento, Hora de inicio, Hora de finalización)
CLAUSULAS: (Cláusula).
1) Primera Forma Normal (1FN).
1.a) CLIENTE: (ID del cliente., Password, Nombre(s), Apellidos, TeléfonoCasa, TeléfonoMovil, Dirección, E-mail)
La tabla cliente cumple con que cada atributo tiene un solo valor para cada registro.
1.b) CONTRATO: (Numero de contrato, Fecha del Contrato, Horas contratadas, Costo del Servicio, Deposito Bancario, ID del cliente, Cláusulas). La tabla contrato cumple con que cada atributo tiene un solo valor para cada registro.
1.c) EVENTO: (ID de Evento, Número de Contrato, Fecha del Evento, Tipo de Evento, Hora de inicio, Hora de finalización)
La tabla evento cumple con que cada atributo tiene un solo valor para cada registro.
1.d) CLAUSULAS: (Cláusula). La tabla cláusula cumple con que cada atributo tiene un solo valor para cada registro.
1.e) TIPO DE EVENTO: (Clave de tipo de evento, Tipo de Evento). La tabla tipo de evento cumple con que cada atributo tiene un solo valor para cada registro.
1.f) FECHA: (Día, Mes, Año, Hora de inicio, Hora de finalización). La tabla de fecha cumple con que cada atributo tiene un solo valor para cada registro.
2) Primera Forma Normal (2FN). Todo atributo no llave depende completamente de la llave primaria.
2.a) CLIENTE: (ID del cliente., Password, Nombre(s), Apellidos, TeléfonoCasa, TeléfonoMovil, Dirección, E-mail)
La tabla cliente cumple con que todo atributo no llave depende completamente de la llave primaria.
2.b) CONTRATO: (Numero de contrato, Fecha del Contrato, Horas contratadas, Costo del Servicio, Deposito Bancario, ID del cliente, Cláusulas). La tabla contrato cumple con que atributo no llave depende completamente de la llave primaria.
2.c) EVENTO: (ID de Evento, Número de Contrato, Fecha del Evento, Tipo de Evento, Clave de Tipo de Evento, Hora de inicio, Hora de finalización) el atributo tipo de evento no depende del atributo clave, por eso se creo la tabla e de tipos de evento con el atributo Clave de Tipo de Evento que si depende del atributo clave, además, se creo esta tabla por que cada registro tipo de evento será único y predeterminado.
2.d) CLAUSULAS: (Cláusula). La tabla cláusula cumple con que cada atributo no llave depende completamente de la llave primaria.
2.e) TIPO DE EVENTO: (Clave de tipo de evento, Tipo de Evento). La tabla tipo de evento cumple con que cada atributo no llave depende completamente de la llave primaria.
2.f) FECHA: (Día, Mes, Año, Hora de inicio, Hora de finalización). La tabla de fecha cumple con que cada atributo no llave depende completamente de la llave primaria.
3) Primera Forma Normal (3FN). Todo atributo no llave debe ser independiente de los otos atributos no llave.
3.a) CLIENTE: (ID del cliente., Password, Nombre(s), Apellidos, TeléfonoCasa, TeléfonoMovil, Dirección, E-mail)
La tabla cliente cumple con que cada atributo tiene un solo valor para cada registro.
3.b) CONTRATO: (Numero de contrato, Fecha del Contrato, Horas contratadas, Costo del Servicio, Deposito Bancario, ID del cliente, Cláusulas). La tabla contrato cumple con que cada atributo tiene un solo valor para cada registro.
3.c) EVENTO: (ID de Evento, Número de Contrato, Fecha del Evento, Clave de Tipo de Evento, Hora de inicio, Hora de finalización)
Los atributos hora de inicio y hora de finalización de la tabla evento dependen de la fecha del evento, por lo que se crea la tabla f fecha para cumplir con que cada atributo no llave no tenga depende transitiva.
3.d) CLAUSULAS: (Cláusula). La tabla cláusula cumple con que cada atributo tiene un solo valor para cada registro.
3.e) TIPO DE EVENTO: (Clave de tipo de evento, Tipo de Evento). La tabla tipo de evento cumple con que cada atributo tiene un solo valor para cada registro.
3.f) FECHA: (Día, Mes, Año, Hora de inicio, Hora de finalización). La tabla de fecha cumple con que cada atributo tiene un solo valor para cada registro.
Distribución final:
CLIENTE: (ID del cliente., Password, Nombre(s), Apellidos, TeléfonoCasa, TeléfonoMovil, Dirección, E-mail)
CONTRATO: (Numero de contrato, Fecha del Contrato, Horas contratadas, Costo del Servicio, Deposito Bancario, ID del cliente, Cláusulas).
EVENTO: (ID de Evento, Número de Contrato, Fecha del Evento, Clave de Tipo de Evento)
CLAUSULAS: (Cláusula).
TIPO DE EVENTO: (Clave de tipo de evento, Tipo de Evento).
FECHA: (Día, Mes, Año, Hora de inicio, Hora de finalización).
Definición de tablas “B-D” de SICI (Sistema Informático de Contratos por Internet)
Desarrollo:
Después de considerar las facilidades de Microsoft Access, como la posibilidad de manejar datos de tipo fecha y de tipo hora, las entidades y sus relaciones quedaron como se muestra en la siguiente tabla.
1. Estructura de la base de datos.
2. Datos cargados en las tablas:
3. Formularios
4. Reportes
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